Så skapar du tillgängliga PDF-dokument – enligt EU:s tillgänglighetsdirektiv
Tillgängliga PDF-dokument är avgörande för att säkerställa att alla användare, oavsett funktionsförmåga, kan ta del av digital information på ett likvärdigt sätt. Det gäller särskilt för myndigheter, kommuner, offentliga- och vissa privata verksamheter som enligt lag måste uppfylla EU:s krav på digital tillgänglighet.
Sedan den 28 juni 2025 gäller den nya EU:s tillgänglighetslagen, som även omfattar PDF-filer och interaktiva, bläddringsbara PDF-publikationer. För att vi på dMAGs ska kunna skapa en tillgänglig bläddringsbar PDF åt dig, behöver originaldokumentet vara korrekt uppmärkt och följa grundläggande tillgänglighetsprinciper.
Här får du en praktisk guide - steg för steg - till hur du skapar tillgängliga PDF-dokument som följer WCAG-standarden och fungerar för alla användare, även de som använder skärmläsare eller andra hjälpmedel.
10 viktiga steg för att skapa tillgängliga PDF-dokument
1. Använd tydliga och strukturerade rubriker
Rubriker bör ha en tydlig hierarki (H1, H2, H3 osv.) och struktureras logiskt. Det gör det enklare för användare – och skärmläsare – att navigera och förstå innehållet.
2. Lägg till bokmärken i PDF:en
Bokmärken speglar dokumentets struktur och låter användare hoppa direkt till specifika avsnitt. Det är särskilt viktigt i längre dokument som årsredovisningar och kataloger.
3. Ge bilder och grafik alternativtext
Varje bild, diagram eller illustration ska ha alt-text som förklarar vad bilden visar eller syftet med den. Detta är avgörande för personer som använder skärmläsare.
4. Se till att texten är lättläst
Använd sans-seriff-typsnitt (som Arial eller Calibri), tillräcklig storlek och hög kontrast mellan text och bakgrund. Undvik att förmedla viktig information enbart med färg.
5. Märk upp länkar korrekt
Länkar i dokumentet bör vara beskrivande – skriv till exempel "Läs mer om tillgängliga PDF:er" istället för bara "Klicka här". Det hjälper användaren att förstå syftet med länken.
6. Tagga och strukturera PDF:en
En taggad PDF innehåller information om dokumentets struktur, som rubriker, stycken, listor och tabeller. Det gör att skärmläsare kan tolka innehållet korrekt.
7. Testa dokumentet med tillgänglighetsverktyg
Använd till exempel Acrobat Pro's Accessibility Checker för att identifiera vanliga fel. Komplettera alltid med manuell kontroll – automatiska tester fångar inte allt.
8. Undvik komplexa layoutlösningar
Layout med text i flera spalter, text runt bilder eller flytande objekt kan skapa problem för skärmläsare. Sträva efter enkel och konsekvent layout.
9. Gör formulärfält tillgängliga
Om PDF:en innehåller formulär, måste alla fält vara korrekt taggade och möjliga att fylla i med tangentbord. Lägg också till tydliga instruktioner.
10. Ange dokumentets språk
Ställ in rätt språk i dokumentegenskaperna (t.ex. svenska), så att skärmläsare använder korrekt uttal och grammatik.
Kontrollera tillgängligheten innan publicering
När dokumentet är färdigt är det viktigt att testa tillgängligheten noggrant:
-
Använd Acrobat Pro:s verktyg för tillgänglighetskontroll.
-
Kontrollera manuellt att alternativtexter finns, rubriker är rätt taggade, och läsordningen är korrekt.
-
Testa gärna dokumentet med skärmläsare eller talsyntes.
-
Be gärna en person med synnedsättning att testa och ge feedback.
Varför är tillgängliga PDF-filer viktiga?
Tillgängliga PDF-dokument gör att alla kan ta del av digital information, oavsett funktionsförmåga.
- Du uppfyller lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS-lagen).
- Du stärker din varumärkesprofil som inkluderande och tillgänglig.
- Du gör informationen tillgänglig och når en större målgrupp.
- Du bidrar till ett mer användarvänligt och rättvist samhälle.
Vanliga misstag vid tillgänglig PDF-produktion
Ingen rubrikstruktur i originaldokumentet
Många dokument saknar tydlig rubrikhierarki. Det ser kanske bra ut visuellt – men utan korrekt användning av rubrikformat (t.ex. Rubrik 1, Rubrik 2) blir det svårt för skärmläsare att förstå innehållets struktur.
Bilder utan alternativtext
Att hoppa över alternativtext (alt-text) för bilder, diagram eller ikoner innebär att viktiga delar av innehållet blir otillgängliga för personer med synnedsättning. Varje bild bör ha en meningsfull beskrivning.
Färg som enda informationsbärare
Använder du endast färg för att förmedla budskap – till exempel grönt för "godkänt" och rött för "underkänt"? Då riskerar du att exkludera användare med färgblindhet. Komplettera alltid färg med text eller symboler.
Otillräcklig kontrast eller liten text
Ljusgrå text på vit bakgrund eller liten textstorlek gör dokumentet svårläst – särskilt för äldre eller personer med nedsatt syn. WCAG anger tydliga riktlinjer för kontrastnivåer som bör följas.
Otaggade eller felaktigt taggade PDF-filer
Utan korrekt taggning blir PDF:en i praktiken oläslig för skärmläsare. Det är ett vanligt problem vid export från InDesign, Word eller PowerPoint om tillgänglighetsinställningarna inte hanteras korrekt.
Länkar och resurser
Vi hjälper dig skapa tillgängliga, bläddringsbara PDF-publikationer
Hos dMAGs skapar vi interaktiva, bläddringsbara PDF:er som är optimerade både för läsupplevelse och tillgänglighet. Skicka din PDF till oss – vi hjälper dig ta fram en digital publikation som lever upp till gällande tillgänglighetskrav.
Kontakta oss idag för att få hjälp med att skapa tillgängliga PDF-dokument.
